Annexe Administrative Digitalisée
L’inauguration de la 5ème annexe administrative relevant du Pachalik de Berkane, le 30 juillet 2021 constitue un nouvel élan aux relations administrations-citoyens et prend en considération la simplification de la vie de l’usager avec les enjeux d’agilité et de rapidité, via la création d’une plateforme numérique intégrée basés sur les notions de traçabilité et de transparence et permettant la gestion informatisée des principaux services fournis au citoyen, cette plateforme innovante concerne tous les certificats et attestations administratives demandées par le citoyen
Par ailleurs cette annexe se distingue par la création de plusieurs services et espaces, notamment l'espace d'accueil et de communication, le guichet multiservices, et bien d'autres encore. De même, cette nouvelle annexe prend en considération la simplification de la vie du citoyen, en répondant aux enjeux d'agilité et de rapidité, grâce à des services accessibles, simples et courts, qui reposent sur les notions fortes de transparence et de proximité.
La mise en œuvre de cette nouvelle approche repose sur plusieurs piliers, notamment le Compte Administratif de l'Usager (CAU), le Guichet Automatique de l'Usager (GAU), l'Espace d'Accueil, d'Orientation et de Communication, les Guichets Multiservices et l'interopérabilité. Ces canaux sont conçus pour valoriser toutes les possibilités offertes par le numérique dans une vision inclusive du citoyen dans le processus de la transformation digitale entamée par l'administration territoriale provinciale. Ils ont pour ambition de faciliter la vie des usagers et de promouvoir un climat de confiance avec l'administration publique, tout en encadrant l'action des services publics selon des procédures transparentes et bien définies.
Le Compte Administratif de l’Usager (CAU)
La mise en œuvre du compte administratif de l’usager dans une plateforme numérique intégrée permettant la gestion informatisée des principaux services fournis au citoyen, constitue une opportunité inédite.
Cette plateforme innovante permet à l’annexe pilote de se transformer et d’opter pour une dématérialisation de son fonctionnement interne et vis-à-vis des relations avec les usagers qui sont devenus tellement exigeants et pressés à l’ère du digital.
Elle constitue de même une alternative viable et efficace pour faciliter la demande et le suivi de traitement des certificats administratifs, des demandes de passeport et d’autres. Ceci permettra de raccourcir considérablement les démarches longues et de mettre fin aux processus bureaucratiques de façon à garantir la rapidité et l’efficacité administrative requise.
Créé une seule fois, le compte Administratif de l’Usager permettra à l’usager Berkanais, d’effectuer toutes ses demandes, sans aucun besoin au contact physique ou à la présence humaine du Moqaddem. A partir du bureau d’accueil, de formulaires disponibles en ligne, sur son ordinateur, son portable, sa tablette, ou encore la borne tactile présente à l’entrée de l‘annexe (Le Guichet Automatique de l’Usager), l’usager fait sa demande en un clin d’œil et attendra une alerte par SMS/Email pour aller récupérer ses certificats.A l’échelle de l’annexe, ce Compte Administratif Usager permettra entre autres de :
- Consulter l’historique des demandes des usagers.
- Consolider une base de données des citoyens sous forme d’un recensement indirect de la population relevant de l’annexe.
- Mesurer la performance des fonctionnaires à travers le calcul des délais moyens de traitements des demandes
Le Guichet Automatique de l’Usager (GAU)
Plus largement, l’annexe digitale essaie d’asseoir la stratégie smart en profitant de l’utilisation très étendue des Smartphones et met à la disposition de l’usager un écran tactile, interactif, pour se renseigner de l’état d’avancement des demandes de passeport et de Permis de Port d’arme ou encore effectuer ses demandes des certificats administratifs de manière tout à fait singulière, efficace et smart.
L’Espace d’Accueil d’Orientation et de Communication
L’amélioration de l’accueil des usagers constitue une des priorités majeures visant à restaurer la confiance entre l’administration et le citoyen, conformément aux dispositions de l’article 156 de la Constitution du Royaume qui stipule que : « les services publics sont à l’écoute de leurs usagers et assurent le suivi de leurs observations, propositions et doléances ».
Dans cette perspective l’annexe pilote dispose d’un espace d’accueil et d’orientation facilement repérable dès le franchissement de la porte d’accès avec une signalétique interne facilement identifiable, lisible et compréhensible.
Levier de modernisation de l’administration, le bureau d’accueil et d’orientation dispose aussi d’un espace de communication qui permet de fournir une expérience unique aux usagers. Il offre à l’aide des écrans placés dans des endroits bien visible la possibilité de voir des capsules vidéos liées au découpage de l’annexe de ses quartiers de ses secteurs ainsi que les principaux points d’intérêt, les nouveautés concernant les lois et bien d’autres.
De même, il est important de souligner que l’initiative d’élaborer un Guide numérique des procédures et certificats Administratifs s’inscrit dans le cadre des efforts consentis et continus visant à améliorer la qualité d’accueil et la relation qu’entrepris l’administration avec le citoyen.
Ce Guide numérique qui regroupe l’ensemble des procédures administratives permet de faciliter l’accès à l’information demandée par le citoyen notamment en ce qui concerne les pièces à fournir pour l’obtention des certificats administratifs ou tout autre service demandé.
Le Guichet Multiservice
Il s’agit des guichets polyvalents représentant une figure très associée ou même confondue avec la notion du guichet unique, puisqu’elles s’inscrivent toutes les deux dans le cadre de l’Administration « one-stop-shop » qui vise à mieux servir le citoyen et réduire au maximum le temps de sa visite aux locaux de l’annexe.
Ces guichets ont été conçus de manière à répondre au besoin de proximité et d’accompagnement personnalisé pour les usagers éloignés du numérique tout en favorisant le développement d’une synergie digitale, réellement inclusive qui saura tenir compte des attentes de toutes les catégories de citoyens.
Représentent une innovation de taille, les Guichets multiservices intègrent à la fois l’outil numérique et la capitalisation des ressources humaines polyvalentes qui permet à chaque guichet de traiter les attestations et documents administratifs, ils disposent de plusieurs bureaux liées via intranet à une base de données sécurisée regroupent l’ensemble des données des citoyens.